แจกประโยคเด็ดรับมือลูกค้าคอมเพลน ! ตอบยังไงให้ชนะใจลูกค้า แก้ปัญหาได้เร็ว !

ท่ามกลางการแข่งขันที่ดุเดือดของธุรกิจ ‘ความพึงพอใจของลูกค้า’ คือกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน เมื่อเกิดปัญหา การตอบกลับข้อร้องเรียนไม่ใช่เพียงแค่ ‘การให้ข้อมูล’ แต่เป็นทักษะการสื่อสารที่สามารถเปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาสได้ !

ทุกธุรกิจทราบดีว่า ‘ความเร็วในการตอบกลับ’ ส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้า แต่สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือคำตอบที่ตอบกลับต้องช่วยแก้ปัญหาได้จริง และทำให้ลูกค้ารู้สึกได้รับการดูแล ทีมที่ต้องรับมือกับคำร้องเรียนจากลูกค้าต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดี มีความเข้าใจในอารมณ์ของลูกค้า และสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะหากตอบกลับไม่ดี อาจทำให้ลูกค้าสูญเสียความเชื่อมั่นในแบรนด์ไปเลยก็ได้ กลับกัน การรับมือกับคำร้องเรียนที่ดีก็สามารถพลิกโอกาสจากการคอมเพลนให้เป็นความประทับใจได้ด้วย

จากประสบการณ์ดูแลลูกค้าของธุรกิจอย่างมืออาชีพ บุญรอด ซัพพลายเชน (BRS) จะมาแบ่งปันเคล็ดลับในการรับมือคำร้องเรียนด้วยประโยคเด็ดที่จะช่วยให้ธุรกิจ...

• สยบความโกรธ ของลูกค้าได้ภายในเวลาอันสั้น
• สร้างความเชื่อมั่นให้กลับมา ไม่สูญเสียลูกค้าคนสำคัญ
• เปลี่ยนลูกค้าคอมเพลน ให้กลายเป็นกระบอกเสียงที่ดีของแบรนด์

8 Magic Words ประโยคเด็ดรับมือลูกค้าคอมเพลน เปลี่ยนวิกฤตให้เป็นโอกาสสร้างความประทับใจ

1. "ทำไมสินค้าที่สั่งยังไม่มาส่ง? เกินกำหนดมาหลายวันแล้วนะ"

เคล็ดลับ: แสดงความเข้าใจ พร้อมตรวจสอบข้อมูลอย่างรวดเร็ว และแจ้งลูกค้าทุกขั้นตอน

Magic Word: "ต้องขออภัยจริง ๆ ค่ะที่ทำให้คุณลูกค้าต้องรอนาน เบื้องต้นรบกวนขอเลขคำสั่งซื้อเพื่อติดตามสถานะการจัดส่งของคุณลูกค้าและตรวจสอบว่าการจัดส่งติดปัญหาในขั้นตอนไหน และเราจะรีบแก้ไขปัญหาเพื่อเร่งการจัดส่งให้เร็วที่สุดค่ะ"

2. "พนักงานบริการไม่ดีเลย พูดจาไม่รู้เรื่องและไม่ช่วยแก้ปัญหาให้เลย"

เคล็ดลับ: แสดงความรับผิดชอบโดยตรง เปลี่ยนจากการป้องกันตัวเป็นการมุ่งเน้นแก้ปัญหา สร้างความรู้สึกว่าลูกค้ามีคนดูแลเป็นพิเศษ

Magic Word: "ทางเราต้องขออภัยสำหรับความไม่น่าประทับใจนี้นะคะ ฉันจะนำเรื่องนี้ไปปรับปรุงการฝึกอบรมของทีมเราทันที ตอนนี้ ฉันพร้อมเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของคุณลูกค้าเพื่อมาแก้ไขทุกปัญหาให้คลี่คลายอย่างรวดเร็วค่ะ มีอะไรที่ฉันช่วยได้บ้างคะ?"

3. "สั่งสินค้าผ่านเว็บไป แต่ได้รับออเดอร์ผิด ทำไมถึงเกิดปัญหาแบบนี้บ่อย ๆ ?"

เคล็ดลับ: แสดงความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง มอบทางออกที่ชัดเจนพร้อม "คำมั่นสัญญา" และเซอร์ไพรส์พิเศษเพื่อเรียกรอยยิ้มกลับมา

Magic Word: "ทางเราต้องขออภัยในเหตุการณ์ที่ไม่น่าประทับใจในครั้งนี้ ฉันเข้าใจความรู้สึกของคุณลูกค้าเป็นอย่างดีและจะจัดการแก้ไขสถานการณ์นี้เป็นกรณีพิเศษ รับประกันว่าคุณลูกค้าจะได้รับสินค้าที่ถูกต้องภายใน 24 ชั่วโมง พร้อมของขวัญแทนคำขอโทษจากใจเราค่ะ"

4. "ติดต่อศูนย์บริการยากมาก โทรไปไม่มีคนรับไม่ก็รอสายนานเกินไปตลอด"

เคล็ดลับ: แสดงความเข้าใจและขอโทษอย่างจริงใจ แล้วมอบบริการพิเศษให้ลูกค้ารู้สึกว่าได้รับสิทธิพิเศษที่แตกต่าง

Magic Word: "ขออภัยที่ทำให้คุณลูกค้าต้องเสียเวลาที่มีค่านะคะ การติดต่อกับเราควรเป็นเรื่องง่ายเสมอ จากนี้ไปฉันจะเป็นผู้ประสานงานส่วนตัวของคุณ หากมีปัญหาเกี่ยวกับคำสั่งซื้อหรือสินค้าของคุณ สามารถติดต่อเข้ามาที่เบอร์ตรงของฉันได้ตลอดเวลาเลยนะคะ"

5. "สินค้าหรือบริการที่ได้รับไม่ตรงกับที่โฆษณาไว้เลย จะขอคืนเงินได้ไหม?"

เคล็ดลับ: ตรวจสอบนโยบายการชดเชยแล้วมอบอำนาจให้ลูกค้าเป็นผู้เลือก สร้างความรู้สึกได้รับการชดเชยที่คุ้มค่าเกินความคาดหมาย

Magic Word: "ต้องขออภัยที่ประสบการณ์ของคุณลูกค้าไม่เป็นไปตามที่เราสัญญาไว้นะคะ ฉันขอเสนอทางแก้ไขให้กับปัญหานี้เป็นกรณีพิเศษ คือ รับเงินคืนเต็มจำนวนทันที หรือเปลี่ยนสินค้าใหม่พร้อมส่วนลดพิเศษ 20% ทางไหนที่ช่วยจะตอบโจทย์ความพึงพอใจของคุณมากที่สุดคะ?"

6. "ฉันจะต้องโพสต์เรื่องนี้ลงโซเชียลมีเดียให้คนอื่นรู้ไหม ถึงจะมีคนสนใจแก้ปัญหาให้ฉัน?"

เคล็ดลับ: แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับลูกค้าอยู่แล้ว โดยไม่ต้องรอให้เกิดแรงกดดันจากภายนอก และอย่าพูดในลักษณะโต้แย้งหรือปกป้องบริษัทมากเกินไป ควรโฟกัสที่การแก้ปัญหา

Magic Word: "ขอให้คุณลูกค้ามั่นใจว่าเรื่องของคุณสำคัญอย่างมากสำหรับเราโดยไม่ต้องรอให้เป็นกระแสบนโซเชียล ฉันได้ยกระดับความสำคัญของเรื่องนี้เป็นพิเศษแล้ว และผู้จัดการอาวุโสของเราก็กำลังร่วมดูแลเรื่องนี้อยู่เพื่อที่จะมอบทางออกที่ดีที่สุดให้กับคุณภายในวันนี้ค่ะ"

7. "ฉันใช้บริการของบริษัทคุณมานาน แต่นี่เป็นครั้งสุดท้ายแล้ว! คุณทำให้ฉันผิดหวังมาก"

เคล็ดลับ: ทำให้ลูกค้ารู้สึกถึงคุณค่าและความสำคัญของพวกเขา พร้อมมอบข้อเสนอพิเศษที่ทำให้การอยู่ต่อเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่าการเปลี่ยนไปใช้บริการอื่น

Magic Word: "ขอขอบคุณอย่างสุดซึ้งสำหรับการสนับสนุนที่คุณลูกค้ามีให้เรามาตลอด และฉันรู้สึกเสียใจอย่างยิ่งที่ทำให้คุณผิดหวัง ลูกค้าที่อยู่กับเรามานานมีความสำคัญยิ่งกว่าสิ่งใด ฉันอยากขอโอกาสแก้ไขความผิดพลาดครั้งนี้ และมอบสิทธิประโยชน์พิเศษที่เรามอบให้เฉพาะลูกค้าคนสำคัญ คุณลูกค้าจะให้โอกาสเราได้ไหมคะ?"

8. "ถ้าคุณแก้ปัญหาให้ไม่ได้ ผมขอคุยกับหัวหน้าหรือคนที่มีอำนาจตัดสินใจหน่อย"

เคล็ดลับ: แสดงให้เห็นว่าคุณมีอำนาจในการแก้ไขปัญหาได้ แต่ก็พร้อมที่จะเคารพความต้องการของลูกค้า เพิ่มความมั่นใจว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

Magic Word: "เราเข้าใจว่าคุณลูกค้าต้องการการแก้ไขปัญหาที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพื่อการนี้ฉันจึงได้รับมอบหมายอำนาจพิเศษให้แก้ไขสถานการณ์นี้ได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนใดเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพูดคุยกับผู้จัดการ ฉันสามารถนัดหมายให้ได้ภายใน 15 นาที คุณต้องการให้ฉันช่วยเหลือในแนวทางไหนดีคะ?"

เคล็ดลับพิเศษเพื่อการตอบกลับคำรองเรียนอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ตอบสนองด้วยความเร็วดุจสายฟ้า - มี SLA เรื่องเวลาตอบกลับที่ชัดเจนและท้าทาย พร้อมปฏิบัติตามอย่างเข้มงวด
2. ใช้น้ำเสียงที่อบอุ่นและจริงใจ - แสดงความเข้าอกเข้าใจอย่างแท้จริง
3. เสนอทางออกที่เป็นไปได้ - ไม่ใช่แค่คำสัญญาที่จับต้องไม่ได้
4. มอบให้มากกว่าที่ลูกค้าคาดหวัง - สร้างความประทับใจที่เหนือความคาดหมาย
5. ติดตามผลอย่างใกล้ชิด - แสดงให้ว่าเราไม่ได้ลืมปัญหาของพวกเขา และให้ความสำคัญอย่างต่อเนื่อง

บุญรอด ซัพพลายเชน (BRS) เข้าใจถึงความสำคัญของการสื่อสารกับลูกค้าเป็นอย่างดี จึงพัฒนาบริการ Contact Center เพื่อช่วยดูแลลูกค้าของธุรกิจอย่างครอบคลุม ตั้งแต่การยืนยันคำสั่งซื้อและที่อยู่จัดส่ง การติดตามสถานะการจัดส่ง รวมไปถึงการจัดการคำร้องเรียนและให้ข้อมูลลูกค้าอย่างเป็นระบบ ด้วยทีมงานมืออาชีพและเทคโนโลยีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการ

“BRS เราเป็นให้คุณมากกว่าแค่ Supply Chain Solutions Provider”

สนใจติดต่อสินค้า/บริการ ได้ที่ brs-group.com

Tel: 1439

#สปีดได้ไวสเกลได้ไกล #BRS #BoonRawdSupplyChain #TotalSupplyChainSolutions #Empoweryourbusiness #ContactCenter #CustomerComplaint